برای اطلاع از آدرس ملک مفقود و همچنین اطلاع از مساحت و حدود اربعه ملکی که دارای دیوار مجهول است، جانمایی پلاک ثبتی در گلسار انجام می شود.
انجام عملیات جانمایی پلاک ثبتی را می توان به بازرس رسمی دادگستری یا امور ثبتی واگذار کرد. این متخصص اسناد و مدارک قدیمی ملک را به منظور جانمایی پلاک ثبتی جمع آوری می کند و با توجه به این اسناد، اسناد ثبتی ملک از پایگاه ثبتی استخراج می شود. در نهایت جانمایی پلاک ثبتی انجام می شود.
پلاک ثبتی ها شناسه اصلی منحصر به فرد برای هر ملک در قدیم بودند، اما با گذشت زمان و ساخت و سازهای زیادی در شهرهایی از جمله گلسار این پلاک ها پراکنده شد‌ه و تشخیص ملک از روی این پلاک ها به یک کار بسیار دشوار تبدیل شد. برای این مشکل باید راه حلی پیدا می شد که سیستم جهانی UTM وارد بخش ثبت املاک شد.
با استفاده از سیستم مختصات UTM، مختصات چهار گوشه ملک تعیین و ثبت شد. سپس ملک بر اساس این سیستم مختصات در کره ی زمین جانمایی شد‌ه و سند تک برگ مالکیت صادر خواهد شد. این سند حاوی اطلاعات کامل مالک و پلاک ثبتی بود. این جانمایی ملک بر روی کره زمین بر اساس مختصات UTM انجام می شود و این محدوده بر اساس اسناد موجود به نام یک مالک است.
بنابراین به همین منظور است که امکان صدور اسناد مختلف برای ملک از بین می رود. از آنجایی که این مختصات توسط دقیق ترین ابزارهای نقشه برداری گرفته می شود و مساحت دقیق ملک توسط نقشه برداران خبره بر حسب سانتی متر ترسیم می شود، این سند نسبت به اسناد قدیمی بسیار دقیق است. بنابراین با توجه به وضعیت فعلی املاک یکی از بهترین و معتبرترین انواع اسناد می باشد. لازم به ذکر است که نقشه UTM تهیه شد‌ه برای ملک باید دارای مهر کارشناس رسمی دادگستری باشد تا معتبر باشد.
به طور کلی در صورت مجهول بودن حدود و مرز های ملک، در صورت عدم ساخت و ساز در اطراف ملک، باید نسبت به تعیین این خطوط در زمین اقدام کرد. در نتیجه برای تعیین حدود ثبتی ملک، لازم است جانمایی پلاک ثبتی ملک انجام شود.
این عملیات با توجه به پلاک ثبتی اصلی و فرعی ملک انجام می شود. فقط یک متخصص می تواند این عمل را انجام دهد که به پایگاه داده ثبتی دسترسی دارد. در واقع ابتدا کارشناس اسناد ثبتی را بر اساس شماره پلاک ملک جستجو می کند تا آدرس ثبتی ملک را بیابد. سپس با تهیه نقشه های ثبتی ملک مورد نظر، آدرس دقیق ملک تعیین می شود. سپس نقشه های ثبتی به مختصات UTM منتقل می شوند.
در واقع کارشناس نقشه UTM را ایجاد خواهد کرد. از GPS دو یا سه فرکانس برای ایجاد نقشه UTM استفاده می کند. پس از انجام برداشت زمینی، نقشه UTM ترسیم می شود. نقشه UTM تهیه شد‌ه با مهر و امضا، باید به ادارات و سازمان های دولتی ارائه شود. در واقع با ثبت این نقشه در سازمان ثبت اسناد، امکان اخذ سند تک برگ ملک فراهم می شود.
تعداد قابل توجهی از افرادی که به کارشناسان اسناد و املاک مراجعه می کنند، صاحب اسنادی هستند که صاحب اصلی آن فوت کرده و بعداً این اسناد در میان اسناد آنها پیدا شد‌ه است. یا از ایران مهاجرت کرده و از وضعیت فعلی بی اطلاع هستند.
در هر صورت اسنادی وجود دارد که با وجود اعتبار سند (سند منگوله دار) محل ملک مشخص نیست. عموماً این زمین ها خیلی بزرگ هستند. با توجه به قیمت هر متر مربع زمین، این املاک ارزش جستجوی اسناد و تعیین تکلیف (یا به قول معروف زمینه سازی) را دارند. زیرا پس از یافتن حدود اربعه ملک بر اساس پلاک ثبتی:
عدم آگاهی از مرز و حدود املاک در زمین یکی از مواردی است که برخی از صاحبان ملک با آن درگیر هستند. در واقع آنها محل ملک خود را بین چند قطعه مجاور که مرز مشخصی روی زمین ندارند، نمی دانند. برای تعیین پلاک ثبتی و مشخصات زمین، موقعیت ملک باید در زمین مشخص شود. پس از تعیین پلاک ثبتی با استفاده از مختصات مکان پلاک ثبتی و عوارض زمینی، موقعیت دقیق ملک روی زمین پیاده خواهد شد. در نهایت نقشه UTM ملک آماده می شود.
بر اساس مواردی که به آنها پرداختیم، اگر حدود زمین شما در هیچ یک از مرزها مشخص نیست، اکیداً توصیه می کنم ابتدا پلاک ثبتی و سپس جانمایی را تنظیم کنید. سپس نقشه UTM ملک خود را تهیه کنید تا از عواقب حقوقی آتی جلوگیری کنید. زیرا اگر فقط چند اینچ به سمت املاک همسایه خود حرکت کنید، در سال های آینده با مشکلات زیادی روبرو هستید.
شاید چند سال پیش به موضوع غصب در ثبت آنچنان اهمیت داده نمی شد. دلیل اصلی آن کمبود متخصص نقشه بردار در حوزه ثبت بود. اما در سال های اخیر به دلیل حذف تعهد انجام این امور از اداره ثبت به مالکان و تغییر نقش کارشناسان ثبت، سختگیری زیادی در این امور انجام می شود. به علاوه این امر تبعات حقوقی بیشتری را برای مالکان به همراه داشته است.